「システムから出力したCSVデータがぐちゃぐちゃで、毎回手作業で直している。どんな関数を使えばいいのか検索しても、自分のケースに合うものが見つからない……」

事務作業の現場では、こうしたExcelや表計算ソフトの悩みをよく耳にします。売上データの集計、顧客リストの名寄せ、あるいは手作業でのコピー＆ペースト。もっと効率的な関数やマクロがあるはずだとわかっていても、それをGoogleで検索し、試し、エラーと格闘しているうちに、気がつけば何時間も経っていた、という経験は誰にでもあるはずです。

この「最適な数式を探し、試行錯誤する時間」を、AIがサポートしてくれます。

「やりたいこと」を言葉で伝え、数式を教えてもらう

私が普段行っているアプローチは非常にシンプルです。あなたが考えるのは「どういう状態のデータを、どういう結果にしたいか」だけ。それを言葉にして、AIに投げます。

「以下の条件でExcelの数式（またはマクロ）を作成してください。」 ・A列に『氏名』、B列に『会社名』が入っている ・別のシートにある顧客リストと照らし合わせて、一致する人のC列に『売上金額』を入れたい ・エラーになる場合は空白にしておきたい

これを入力するだけで、AIはあなたの状況に合わせた具体的な数式（VLOOKUP関数やXLOOKUP関数など）や、必要であればマクロのコードを提示し、その使い方の手順まで丁寧に解説してくれます。

個人的に「Claude」がおすすめだと感じる理由

こうしたプログラミングに近い作業でも、私は「Claude（クロード）」（最新のモデル）を使うことが多いです。

私の経験上、Claudeは「なぜその数式になるのか」という説明が非常にわかりやすく、エラーが出た際に「こういうエラーが出ました」と伝えると、一緒に原因を考えて修正案を出してくれるのが得意だと感じています。月額約2,800円（2026年6月時点・税やプランで変動）で、隣に表計算に詳しいアシスタントが座ってくれているような感覚です。

私が守っているルール：個人情報は入力せず、人間が確認する

AIはデータ整理の強力なツールですが、ここでも私が個人的に気をつけているルールがあります。

「AIが提案した数式を、人間が確認して使う」

そしてもう一つ、「個人情報や機密情報は絶対にAIに入力しない（匿名化・ダミーデータにする）」ということです。AIのデータ利用設定をオフにしたり、会社のポリシーを確認してから使うようにしています。顧客の名前や実際の売上金額をそのままAIに渡すのではなく、「列の構成」や「やりたいことの論理」だけを伝えるのがコツです。

提案された数式は、必ず別ファイルやテスト用のデータで動作確認するようにしています。AIはスタッフに代わるものではありません。あくまで「複雑な数式に悩むストレス」を減らし、本来の仕事に集中するための補助ツールです。

「表計算の検索とエラーへの対処」という作業をAIに任せる。そうして浮いた時間で、データの分析や改善など、人間にしかできない考える仕事に集中する。これが事務作業における、賢いAIの使い道だと私は考えています。

まず小さく始めるための、無料チェックリスト

※これは私個人の体験の共有であり、専門的な助言ではありません。結果には個人差があり、特定の成果を保証するものではありません。導入の判断・検証はご自身の責任でお願いします。記載のツール提供元とは一切の利害関係はありません。 ※個人情報・機密情報は入力しない、あるいは匿名化するなど、必ず会社の方針を確認してご利用ください。

もしよければ、「安全に始めて、最初の1週間で効果を実感する」ための12ステップのチェックリストを無料で公開していますので、参考にしてみてください。安全を守る2つのルール、最初に試すべきタスク、月額プランのセットアップ手順まで、個人的な経験をもとに解説しています。

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